Polityka prywatności

SZKIC — przed publikacją do przejrzenia przez prawnika. Ostatnia aktualizacja: 2026-11-07

Ta polityka wyjaśnia, jak TutorHabitat LLC („my”) postępuje z danymi osobowymi w TutorHabitat — tablicy online, dzienniku lekcji i narzędziu do prowadzenia działalności dla nauczycieli prowadzących prywatne zajęcia. Ma charakter informacyjny i nie jest umową. Zbieramy tylko to, czego usługa potrzebuje, a o zgodę prosimy tylko tam, gdzie wymaga tego prawo albo konstrukcja naszego produktu. Jeżeli dla Twojego kraju istnieje moduł regionalny, zawiera on dodatkowe informacje wymagane przez prawo Twojego kraju; jeżeli go nie ma, obowiązuje niniejsza polityka, a pierwszeństwo mają bezwzględnie obowiązujące przepisy Twojego kraju.

1. Kto odpowiada za dane

• Jesteśmy administratorem następujących danych: kont klientów (nauczycieli, szkół i ich pracowników), dokumentacji rozliczeniowej, danych osób odwiedzających stronę, pytań do asystenta pomocy oraz danych technicznych (adres IP, przeglądarka, dzienniki bezpieczeństwa) każdego, kto otwiera usługę, w tym uczniów i rodziców, którzy otwierają link do lekcji, link dla płatnika albo link do zgód. Administrator: TutorHabitat LLC, 1000 Example Street, Wilmington, DE 19801, USA, Delaware Division of Corporations, file no. 0000000. Kontakt e-mailowy (privacy@tutorhabitat.com) lub telefoniczny (+1 000 000 0000).
• Nauczyciel albo szkoła jest administratorem danych, które wprowadza o swoich uczniach, rodzicach i płatnikach (imiona i nazwiska, dane kontaktowe, lekcje, tablice, materiały, nagrania, transkrypcje, należności oraz dane do płatności nauczyciela pokazywane płatnikom). My jesteśmy podmiotem przetwarzającym nauczyciela albo szkoły i przetwarzamy te dane wyłącznie na polecenie tego administratora na podstawie naszej umowy powierzenia przetwarzania danych. Jeżeli uczniowie lub rodzice kontaktują się z nami w sprawie takich danych, obecnie przekazujemy ich żądanie nauczycielowi albo szkole.
• Dostawca płatności (Paddle.com Market Limited) jest sprzedawcą i odrębnym administratorem danych dotyczących procesu zakupu i płatności.
• Osoba odpowiedzialna za ochronę danych osobowych (Quebec, ustawa P-39.1, art. 3.1; Korea, PIPA, art. 31): our Privacy Officer, reachable at the privacy e-mail address in the Privacy Policy, privacy@tutorhabitat.com.
• Nasz przedstawiciel w UE (art. 27 RODO), który działa również jako nasz przedstawiciel w Monako (ustawa nr 1.565, art. 25): Talent sp. z o.o., ul. Zamknięta 10 lok. 1.5, 30-554 Kraków, Poland, eu-representative@tutorhabitat.example, +48 000 000 000. Możesz kontaktować się z nim niezależnie od kontaktu z nami.
• Twój kraj. Przy rejestracji nie pytamy, z jakiego kraju jesteś, i nie sprawdzamy tego na podstawie adresu IP ani dokumentu tożsamości. Są dwa wyjątki: jeżeli uczysz uczniów mieszkających w USA, musisz nas o tym poinformować (regulamin, § 1b), a gdy kupujesz płatny plan, sprzedawca przesyła nam Twój kraj rozliczeniowy (pkt 2). Żadnej z tych informacji nie używamy do sprawdzania sankcji ani do blokowania krajów. Kraje, do których usługa jest kierowana, i kraje, w których nie jest oferowana: regulamin, § 1a i § 1c.

2. Co przetwarzamy jako administrator i w jakim celu

Nie przetwarzamy numerów kart. Proces zakupu, dane karty i dane płatności obsługuje Paddle.com Market Limited na podstawie własnej informacji o prywatności. Do założenia konta potrzebne są imię i nazwisko, e-mail i hasło; do zakupu płatnego planu potrzebne są dane rozliczeniowe. Wszystko inne jest dobrowolne.

Nie sprzedajemy danych osobowych, nie używamy ich do reklamy i nie tworzymy profili marketingowych. Nie używamy danych uczniów ani treści lekcji do trenowania modeli AI, a nasze umowy z dostawcami AI zabraniają im trenowania na nich. Nie używamy zautomatyzowanego przetwarzania, w tym AI, do podejmowania decyzji, które istotnie na Ciebie wpływają; funkcje AI jedynie wspierają nauczyciela.

3. Nagrywanie lekcji i funkcje AI

Nagrywanie i transkrypcja lekcji, asystent AI ucznia oraz pozostałe funkcje AI, które korzystają z danych uczniów, działają dopiero po wyrażeniu zgody przez wymaganą osobę na stronie zgód udostępnianej w usłudze (w języku tej osoby). Kto wyraża zgodę, jakie dane są wykorzystywane, jaka jest podstawa prawna i jakie skutki ma cofnięcie zgody lub sprzeciw — opisują Zasady AI, tabela „Funkcje AI i zgody”. Administratorem tych danych jest nauczyciel albo szkoła, a my jesteśmy jego podmiotem przetwarzającym.

Treść lekcji i transkrypcje. Tablica i czat są wykorzystywane po to, by lekcja mogła się odbyć. Jeżeli uczeń jest stroną umowy o prowadzenie zajęć, ta treść jest niezbędna do jej wykonania (art. 6 ust. 1 lit. b); w przeciwnym razie podstawą jest prawnie uzasadniony interes nauczyciela udzielającego lekcji prywatnie albo szkoły niepublicznej (art. 6 ust. 1 lit. f), a nie zgoda; bez szczególnych kategorii danych. Transkrypcje są przechowywane jako dokumentacja lekcji nauczyciela (przygotowanie kolejnych lekcji, ciągłość nauczania, analiza własnych lekcji przez nauczyciela) na podstawie prawnie uzasadnionego interesu nauczyciela (art. 6 ust. 1 lit. f), przez okres ustawiony przez nauczyciela — domyślnie 300 dni od lekcji, najwyżej 730 dni; strona zgód podaje aktualnie ustawiony okres — a potem są usuwane automatycznie (pkt 6). Art. 6 ust. 1 lit. f w tej polityce dotyczy nauczyciela udzielającego lekcji prywatnie albo szkoły niepublicznej, które nie wykonują zadania publicznego; szkoła, która je wykonuje (w tym szkoła niepubliczna finansowana ze środków publicznych, jeżeli prawo krajowe traktuje prowadzone przez nią nauczanie jako zadanie publiczne), opiera się na wykonaniu zadania realizowanego w interesie publicznym albo na wypełnieniu obowiązku prawnego, jak opisano w dokumencie Dzieci i uczniowie. Prawnie uzasadniony interes nie jest podstawą żadnego użycia AI i nie obejmuje szczególnych kategorii danych.

Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO). Każda nagrywana osoba może w każdej chwili, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, wnieść sprzeciw wobec przechowywania transkrypcji jako dokumentacji lekcji nauczyciela — do nauczyciela albo do nas, a my przekażemy go nauczycielowi. Sprzeciw jest wykonywany bez zbędnej zwłoki przez usunięcie transkrypcji, chyba że nauczyciel wykaże ważne prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec interesów, praw i wolności tej osoby albo potrzebuje transkrypcji do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; u ucznia niepełnoletniego transkrypcje są usuwane. Od chwili odnotowania sprzeciwu usługa również od razu wstrzymuje każde użycie danych tej osoby przez AI.

W przypadku dzieci z USA poniżej 13 lat cofnięcie zgody przez rodzica albo jego żądanie usunięcia na podstawie COPPA powoduje usunięcie danych osobowych dziecka, w tym transkrypcji i wpisów dziecka na tablicy — na tablicach grupowych i w dzienniku zmian tablicy wpisów zarejestrowanych jako wpisy dziecka (moduł dla USA). Bez zgody lekcje działają normalnie.

Rejestr zużycia AI (jako podmiot przetwarzający). Przy każdym wywołaniu AI zapisujemy czas, funkcję, pokój, ucznia i osobę, która zadała pytanie, liczbę tokenów i zużyte kredyty — nie zapisujemy treści pytania ani odpowiedzi — na polecenie nauczyciela albo szkoły, aby mogli oni sprawdzać zużycie, ustalać budżety pokojów i eksportować rejestr (CSV).

Uczniowie z USA poniżej 13 lat (COPPA). W zakresie informacji wymaganej przez COPPA i dokumentacji zgód to my, a nie nauczyciel, jesteśmy operatorem w rozumieniu COPPA i administratorem. Naszą podstawą prawną na gruncie RODO jest nasz prawnie uzasadniony interes w przestrzeganiu COPPA i ograniczaniu zbierania danych od dzieci (art. 6 ust. 1 lit. f); art. 6 ust. 1 lit. c nie ma zastosowania, ponieważ COPPA nie jest prawem UE ani państwa członkowskiego. Szczegóły, w tym prawa rodzica: moduł dla USA.

Rozmowy na żywo są przekazywane przez nasze własne serwery w UE; adresy IP są przetwarzane w celu połączenia uczestników; rozmowy nie są nagrywane, chyba że nagrywanie zostanie włączone za zgodą. Kalendarz (opcjonalnie): nauczyciel może wkleić tajny adres swojego kalendarza; nasz serwer pobiera z niego tylko terminy zajęte.

Strona płatnika. Płatnicy widzą, ile są winni nauczycielowi, a także dane do płatności nauczyciela, linki do płatności i kody QR. Nie przyjmujemy, nie przechowujemy ani nie przekazujemy pieniędzy płatników i nie widzimy, czy ani w jaki sposób płatnik płaci. Sposób płatności, który płatnik oznaczy jako ulubiony, jest zapisywany wyłącznie w jego przeglądarce.

Publiczny link do zapisów. Jeżeli nauczyciel go włączy, zgłoszenie osoby odwiedzającej (imię, e-mail, opcjonalna wiadomość i wybrany termin) przetwarzamy dla nauczyciela, który o nim decyduje; zgłoszenie odrzucone usuwamy od razu, a zgłoszenie bez decyzji — po 30 dniach.

4. Kto otrzymuje dane

Nasz dostawca hostingu w UE, nasi dostawcy AI, nasi dostawcy poczty e-mail, nasz dostawca przechowywania kopii zapasowych, dostawca płatności i nasz dostawca usług telefonicznych (w zakresie pozostawionych dla nas wiadomości głosowych) — wymienieni wraz z lokalizacją i zabezpieczeniami na liście Podmioty przetwarzające, która jest jedyną aktualną listą — oraz organy władzy publicznej, gdy wymaga tego prawo.

Wśród tych dostawców są także asystenci AI, których używamy do rozwoju, utrzymania i wsparcia usługi; działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych, nie trenują na tych danych, nie zachowują ich kopii (zerowa retencja danych), a przekazanie do nich odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych UE. Mają dostęp do danych osobowych tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do utrzymania, wsparcia (w tym zgłoszenia użytkownika do wsparcia) albo obsługi incydentu; nie są funkcją AI usługi i nie zależą od zgód na funkcje AI.

• Wybrane przez Ciebie integracje: jeżeli Twój administrator konta podłączy Twój własny klucz AI lub dostawcę SMS, dane potrzebne do działania funkcji trafiają do tego dostawcy na podstawie Twojej własnej umowy z nim; to, czy dostawca trenuje na tych danych, jak długo je przechowuje i dokąd je przekazuje, reguluje ta umowa i nie leży to w zakresie naszej odpowiedzialności (zob. Zasady AI).
• Powiadomienia na urządzeniu: jeżeli je włączysz, krótkie powiadomienia bez imion i nazwisk są dostarczane w postaci zaszyfrowanej przez usługę push producenta Twojej przeglądarki, która nie jest naszym podmiotem przetwarzającym; subskrypcję usuwamy, gdy wyłączysz powiadomienia albo wylogujesz się na tym urządzeniu.
• Nasz personel pomocy technicznej otwiera przestrzeń klienta wyłącznie w celu udzielenia pomocy, o którą klient poprosił, zapewnienia bezpieczeństwa usługi albo gdy wymaga tego prawo. Każdy taki dostęp jest zapisywany w historii zmian klienta, chyba że prawo zakazuje informowania o tym klienta. Dostęp personelu jest ograniczony do niezbędnego zakresu, odbywa się przez szyfrowane połączenia i jest rejestrowany.
• Linki do słowników: nasz serwer nie wysyła wydawcom słowników niczego; słowo trafia na ich stronę dopiero wtedy, gdy klikniesz link, a zastosowanie ma ich polityka prywatności.

5. Przekazywanie danych do państw trzecich

Hosting znajduje się w UE. Dane opuszczają UE w następujących przypadkach:

• Nasza spółka — TutorHabitat LLC ma siedzibę w USA; wszystkie dane są przechowywane na serwerach w UE. (a) W przypadku danych, które przetwarzamy jako podmiot przetwarzający nauczyciela albo szkoły (pkt 1), przekazanie danych nam przez klienta jest objęte standardowymi klauzulami umownymi UE (moduł 2) zawartymi w naszej umowie powierzenia przetwarzania danych (DPA); ocena skutków przekazania jest udostępniana klientom na żądanie. (b) Dane, których jesteśmy administratorem (pkt 2), zbieramy bezpośrednio od Ciebie jako spółka, która sama podlega RODO (art. 3 ust. 2); takie bezpośrednie zbieranie nie jest przekazaniem. Dane przechowuje nasz dostawca hostingu w UE, który działa jako nasz podmiot przetwarzający i udostępnia je nam w USA; jest to przekazanie, dokonywane na podstawie standardowych klauzul umownych UE (moduł 4, podmiot przetwarzający – administrator) zawartych z dostawcą hostingu (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).
• Asystent AI ucznia, asystent AI nauczyciela, podsumowania lekcji, notatki AI i odczyt pisma odręcznego przez AI — dane trafiają do naszych dostawców AI w USA wyłącznie za zgodami opisanymi w Zasadach AI, tabela „Funkcje AI i zgody”, i tylko w zakresie, jakiego wymaga zadanie. Przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych UE (moduł 3, podmiot przetwarzający – dalszy podmiot przetwarzający) zawartych w naszych podpisanych umowach z dostawcami (zob. Podmioty przetwarzające). Dostawcy nie trenują na tych danych modeli i mogą przechowywać zapytania do 30 dni w celu wykrywania nadużyć, a potem je usuwają (zapytanie oznaczone jako naruszające zasady może być przechowywane dłużej zgodnie z warunkami dostawcy).
• Asystent pomocy — Twoje pytanie (bez danych lekcji ani uczniów) trafia do naszego dostawcy AI w USA na podstawie standardowych klauzul umownych UE (moduł 2, administrator – podmiot przetwarzający) zawartych w naszej podpisanej umowie z dostawcą. Przed Twoim pierwszym pytaniem asystent prosi o jednorazową zgodę: na ekranie jest informacja, że Twoje pytania są wysyłane do naszego dostawcy AI w USA (wskazanego z nazwy na ekranie), że może je on przechowywać do 30 dni (dłużej tylko zapytanie oznaczone jako nadużycie zgodnie z zasadami dostawcy), że my ich nie zapisujemy i że nie należy wpisywać danych uczniów. Bez tej zgody żadne pytanie nie jest wysyłane. Uczniowie nie widzą tego ekranu: pytanie ucznia jest wysyłane tylko wtedy, gdy uczeń ma zgodę na AI opisaną w Zasadach AI; w przeciwnym razie asystent pokazuje strony pomocy. Zgodę zapamiętuje Twoja przeglądarka; przycisk „Cofnij zgodę” w oknie asystenta ją usuwa.
• Wybrane przez Ciebie integracje (Twój własny klucz AI lub dostawca SMS) — dane trafiają do wybranego przez Ciebie dostawcy na podstawie Twojej umowy z nim; jego warunki dotyczące trenowania, przechowywania i przekazywania danych są Twoją sprawą.
• Dostawcy płatności i poczty e-mail — zgodnie z listą Podmioty przetwarzające.
• Dostawca usług telefonicznych — jeżeli przetwarza wiadomości głosowe poza EOG, przekazanie jest objęte standardowymi klauzulami umownymi UE zawartymi w naszej umowie z nim (zob. Podmioty przetwarzające).

Kopię zabezpieczeń przekazania, czyli standardowych klauzul umownych, można otrzymać, pisząc na privacy@tutorhabitat.com. Jeżeli jesteś poza EOG, Twoje dane są przekazywane do UE w celu hostingu i przetwarzane w sposób opisany wyżej. Jeżeli dla Twojego kraju istnieje moduł regionalny, podaje on podstawę przekazania na gruncie prawa Twojego kraju; jeżeli go nie ma, obowiązują niniejsze dokumenty, a pierwszeństwo mają bezwzględnie obowiązujące przepisy Twojego kraju.

6. Jak długo przechowujemy dane

• Dane konta i lekcji: dopóki konto jest aktywne. Po zamknięciu konta usuwamy przestrzeń; wcześniej klient może poprosić o eksport.
• Kopie zapasowe: usunięte dane znikają z naszych kopii zapasowych w ciągu około 30 dni.
• Nagrania głosu: usuwane automatycznie zaraz po transkrypcji. Transkrypcje: przez okres ustawiony przez nauczyciela — domyślnie 300 dni od lekcji, najwyżej 730 dni — a potem usuwane automatycznie; nauczyciel może je usunąć wcześniej w każdej chwili. U uczniów pełnoletnich cofnięcie zgody ich nie usuwa, a uwzględniony sprzeciw — tak; u uczniów niepełnoletnich usuwa je cofnięcie zgody przez rodzica albo sprzeciw zgłoszony przez ucznia lub w jego imieniu (pkt 3).
• Historia tablicy służąca do odtwarzania lekcji, także z późniejszymi zmianami: przechowywana przez ten sam okres co transkrypcje, potem usuwana automatycznie; usuwana także razem z pokojem lub kontem oraz po cofnięciu zgody na nagrywanie.
• Rozmowy z asystentem AI ucznia: przechowywane razem z pokojem lekcyjnym, dopóki istnieje konto, do czasu usunięcia pokoju przez nauczyciela albo do ich usunięcia po cofnięciu zgody na asystenta AI lub na żądanie (pkt 3).
• Rozmowy z asystentem AI nauczyciela w panelu i wcześniejsze rozmowy z AI w pokojach lekcyjnych: przechowywane, dopóki nie minie 12 miesięcy od ich ostatniego użycia, a następnie usuwane automatycznie; usuwane są też wraz z kontem użytkownika, a te w pokojach lekcyjnych — także jak w poprzednim punkcie. Rozmowy w panelu widzi ich autor i administrator przestrzeni roboczej.
• Pytania do asystenta pomocy: nie zapisujemy ich; dostawca AI może przechowywać zapytania do 30 dni w celu wykrywania nadużyć, dłużej tylko zapytania oznaczone jako nadużycie zgodnie z jego zasadami.
• Zapis akceptacji regulaminu: dopóki istnieje konto, a potem tylko tak długo, jak jest to potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
• Sekret weryfikacji dwuetapowej: do czasu wyłączenia przez Ciebie weryfikacji dwuetapowej.
• Dokumentacja rozliczeniowa i księgowa: tak długo, jak wymaga tego mające do nas zastosowanie prawo podatkowe i rachunkowe.
• Dzienniki serwera: do 30 dni; adresy IP w dziennikach dostępu są skracane. Historia zmian w aplikacji (kto, co i kiedy zmienił) jest częścią przestrzeni klienta. Jej wpisy dotyczące bezpieczeństwa — nieudane logowania i nieudane kody weryfikacji dwuetapowej, logowania naszego personelu pomocy technicznej oraz wejścia uczniów do pokojów lekcyjnych — są usuwane po 30 dniach; pozostałe wpisy (na przykład zmiany lekcji, płatności i ustawień) są przechowywane, dopóki istnieje konto, i usuwane razem z nim. Kopie w kopiach zapasowych wygasają w sposób opisany wyżej.
• Rejestr zużycia AI: ostatnie 12 miesięcy (okres kroczący); starsze wpisy są sprowadzane do miesięcznych sum dla każdej funkcji, bez identyfikatorów ucznia, pokoju i użytkownika, powiązanych z kontem klienta i usuwanych razem z nim.
• Dokumentacja COPPA: zob. moduł dla USA.
• Twój własny klucz AI lub dane dostawcy SMS: do czasu ich usunięcia albo zamknięcia konta.
• Wiadomości do pomocy technicznej: tak długo, jak jest to potrzebne do załatwienia sprawy, a następnie do 12 miesięcy; ewidencja żądań i decyzji — tak długo, jak jest to potrzebne do wykazania zgodności z przepisami i do obrony roszczeń.
• Decyzje w sprawie sankcji: tak długo, jak jest to potrzebne do przestrzegania przepisów o sankcjach i do obrony roszczeń.
• Dane zaproszeń: do 90 dni od utworzenia; wykorzystane zaproszenie zostaje zastąpione zapisem konta.

7. Pliki cookie

Wyłącznie pliki cookie potrzebne do utrzymania zalogowania, do otwarcia Twojej własnej przestrzeni, dla personelu operatora, do trybu testowego administratora oraz do zapamiętania wybranego przez Ciebie języka — bez analityki i bez reklam. Nie są ładowane żadne czcionki, skrypty ani inne zasoby podmiotów trzecich. Szczegóły: Polityka plików cookie.

8. Twoje prawa

W zależności od prawa, które ma do Ciebie zastosowanie, możesz mieć prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania lub usunięcia oraz inne prawa. W UE/EOG są to prawa z art. 15–22 RODO (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przenoszenie danych, sprzeciw), z zastrzeżeniem określonych tam warunków i wyjątków; możesz też w każdej chwili cofnąć zgodę i wnieść skargę do organu nadzorczego, w szczególności w państwie, w którym mieszkasz lub pracujesz albo w którym nastąpiło naruszenie. Prawa wynikające z innych przepisów: moduł regionalny dla Twojego kraju, jeżeli taki istnieje, oraz prawo Twojego kraju. Żądania: privacy@tutorhabitat.com. O żądaniach dotyczących danych wprowadzonych przez Twojego nauczyciela decyduje nauczyciel albo szkoła. Ta polityka jest informacją: potwierdzasz, że się z nią zapoznałeś(-aś), a nie akceptujesz jej jako umowy. Opisane tu prawa przysługują Ci w zakresie, w jakim przyznaje je prawo mające do Ciebie zastosowanie; opis naszych praktyk nie rozszerza tych praw ani żadnego z nich nie odbiera.

9. Dzieci

Uczniowie, w tym dzieci, korzystają z usługi za pośrednictwem swojego nauczyciela. Nauczyciel potrzebuje podstawy prawnej do przetwarzania ich danych; my zapewniamy narzędzia do zbierania zgód i mamy własne obowiązki w odniesieniu do danych technicznych, które zbieramy jako administrator, oraz tam, gdzie przepisy o ochronie prywatności dzieci traktują nas jako operatora. Zob. Dzieci i uczniowie.

10. Zmiany

O istotnych zmianach informujemy z wyprzedzeniem e-mailem albo w usłudze; jeżeli prawo wymaga zawiadomienia z określonym wyprzedzeniem, dotrzymujemy tego terminu. Poprzednie wersje są dostępne w archiwum, do którego link znajduje się na tej stronie.